المسمى الوظيفي: سكرتير / سكرتيرة تنفيذية
الإدارة: الإدارة العامة
المدير المباشر: الرئيس التنفيذي / مجلس الادارة
الهدف من الوظيفة
تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للإدارة، وتنسيق الأعمال اليومية والمراسلات والاجتماعات بما يضمن انسيابية العمل ورفع كفاءة الأداء الإداري.
المهام والمسؤوليات
- تنظيم وإدارة مواعيد واجتماعات المدير المباشر.
- إعداد وتجهيز جداول الاجتماعات وتدوين المحاضر ومتابعة تنفيذ القرارات.
- استقبال المكالمات الهاتفية والزوار والتعامل معهم وفق الأصول المهنية.
- إدارة البريد الإلكتروني والمراسلات الواردة والصادرة وحفظها وأرشفتها.
- إعداد الخطابات والتقارير والعروض التقديمية والمستندات الإدارية.
- تنظيم وحفظ الملفات والسجلات الورقية والإلكترونية.
- متابعة المعاملات الإدارية والتنسيق مع الإدارات المختلفة.
- ترتيب حجوزات السفر والإقامة والمواعيد الرسمية عند الحاجة.
- المحافظة على سرية المعلومات والوثائق الخاصة بالشركة والإدارة.
- متابعة المواعيد النهائية للمهام والتذكير بها لضمان إنجاز الأعمال في الوقت المحدد.
- المساهمة في تنظيم الفعاليات والزيارات والاجتماعات الرسمية.
- تنفيذ أي مهام أخرى ذات علاقة يكلف بها من قبل الإدارة.
المؤهلات المطلوبة
- دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة أو السكرتارية أو تخصص ذي صلة.
- يفضل الحصول على دورات في السكرتارية التنفيذية أو إدارة المكاتب.
الخبرات المطلوبة
- خبرة من سنتين إلى خمس سنوات في أعمال السكرتارية أو الإدارة المكتبية.
- خبرة في التعامل مع كبار التنفيذيين .
المهارات المطلوبة
- مهارات تنظيم وإدارة الوقت.
- مهارات تواصل كتابية وشفوية عالية.
- إجادة استخدام برامج Microsoft Office وخاصة Word وExcel وPowerPoint.
- القدرة على إعداد وصياغة المراسلات الرسمية.
- مهارات التنسيق والمتابعة.
- اللباقة وحسن التعامل.
- القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الأولويات.
- المحافظة على السرية المهنية.
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
- نسبة الالتزام بمواعيد الاجتماعات والمهام.
- سرعة إنجاز المراسلات والمعاملات.
- دقة حفظ وتنظيم الوثائق والأرشفة.
- مستوى رضا الإدارة عن الدعم المقدم.
- نسبة تنفيذ ومتابعة قرارات الاجتماعات في الوقت المحدد.
- جودة ودقة إعداد الخطابات والتقارير.